ปัญหา Y2K

ในปัจจุบันระบบคอมพิวเตอร์มีบทบาทสำคัญในการนำมาใช้งานเพื่อ เพิ่มประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงานในทุกๆด้านของโลกปัจจุบันทั้งงานของรัฐบาลบริษัทเอกชน องค์กรต่างๆ ทั่วโลก หน่วยงานต่างๆเหล่านี้กำลังเผชิญกับปัญหาจากระบบคอมพิวเตอร์ อันสืบเนื่องมาจากการมาถึงของปี ค.ศ. 2000 หรือที่ เรียกกันว่า " ปัญหาY2K " หรือ " ปัญหา MilleniumBug "ซึ่งทุกวินาที่ที่ผ่านไปในปี ค.ศ.1999นี้ล้วนมีความ หมายต่อความอยู่รอดของทุกองค์กรเป็นปัญหาทางธุรกิจและอุสาหกรรมจึงมีสื่อหลายแขนงที่ คอยให้ข้อมูลในการแก้ปัญหาY2K สำหรับภาคอุตสาหกรรมซึ่งสำคัญมาในแต่ละประเทศก็ได้รับ ความสนใจไม่น้อยเพราะปัจจุบันเทคโนโลยีทางไมโครโพรเซสเซอร์(Microprosseser) ได้เข้าไป อยู่ในทุกโรงงานอาทิเช่น ในอุปกรณ์ควบคุมอย่าง PLC และระบบอัตโนมัติทั้งหลาย ,ระบบรักษา ความปลอดภัย ,ระบบควบคุมลิฟต์ ,ระบบควบคุมคลังสินค้า ,ระบบป้องกันเพลิงไหม้ และระบบ อิเล็กทรอนิกส์ และอื่นๆอีกมากที่ต้องได้มีการประเมินและสำรวจ ปัญหาY2K จึงน่าเป็นห่วงมากถ้าขาดความสนใจจากผู้ดำเนินธุรกิจอุตสาหกรรมเพราะความเสียหายที่ จะเกิดขึ้นหลังเที่ยงคืนวันที่ 31 ธันวาคม ค.ศ.1999 อาจร้ายแรงเกินกว่าจะรับมือได้ ซึ่งปัญหาดังกล่าว อาจ กล่าวได้ว่าเปรียบเสมือนระเบิดเวลาที่ตั้งไว้ตั้งแต่มีระบบคอมพิวเตอร์เกิดขึ้น บทความนี้จึงต้องการให้ ผู้ดำเนินธุรกิจและองค์กรต่างๆเริ่มต้นแก้ปัญหาได้ถูกต้องและรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นถ้าปัญหา Y2K แสดง ผลในปี ค.ศ. 2000

ปัญหาปี ค.ศ. 2000 (Y2K) คืออะไร

ย้อนหลังไปเมื่อคอมพิวเตอร์ได้รับการออกแบบขึ้นนั้น การเขียนโปรแกรม หรือsoftware จะมีการเก็บข้อมูลเวลาในรูปแบบ DD/MM/YY โดยที่ YY แทนปี ค.ศ. 19YY เช่น 84 แทนปี ค.ศ. 1984 เพื่อประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูล ซึ่งอาจมองว่าประหยัดแค่ 2 หลัก แต่หากมองเป็นระบบใหญ่ๆ ก็จะประหยัดได้มากเป็นการช่วยลดค่าใช้จ่ายในการทำงาน เนื่องจากในสมัยนั้นราคาของอุปกรณ์ที่เกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ ทั้งหลายมีราคาสูงกว่าปัจจุบันมาก ผลที่กำลังจะเกิดขึ้นจากเหตุผลดังกล่าวของการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบเลขปี 2 ตำแหน่งนี้เกิดความสับสน และไม่รู้ของระบบหรือแอพพลิเคชั่นโปรแกรมที่ต้องใช้วันที่ในการคำนวณ เปรียบเทียบ จัดเรียงลำดับเมื่อการก้าวข้ามของเวลาจาก 1999 ไปสู่ 2000 แต่ระบบจะรับรู้ในรูปเลข 2 หลักคือ 99 ไปสู่ 00 โดย 00 นี้ระบบไม่รู้ว่าเป็นปี 2000 ตรงนี้เองทำให้เกิดผลลัพธ์ในการทำงานที่ผิดพลาดได้

ปัญหาเทคนิคง่าย ๆ ดังกล่าวนั้นแทรกตัวอยู่อย่างซับซ้อนในการทำงานต่างๆ ที่มีเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาเกี่ยวข้อง จึงไม่ใช่เรื่องง่ายในการประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นรวมถึงแผนในการรับมือต่างๆ ซึ่งตัวอย่างของเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่ผู้เชี่ยวชาญทั้งหลายชี้ว่ามีโอกาสสูงที่จะมีปัญหาการทำงานเมื่อถึงปี ค.ศ. 2000 เช่น

แหล่งผลิตภัณฑ์งานต่าง ๆ เช่น โรงงานผลิตกระแสไฟฟ้า , โรงงานกลั่นน้ำมัน ซึ่งที่สวีเดนมีข่าวว่าได้ประกาศจะปิดโรงงานผลิตไฟฟ้าปรมาณู ชั่วคราวระหว่างปลายปี ค.ศ. 1999 ถึงต้นปี ค.ศ. 2000 เพราะได้จำลองสถานการณ์ปี ค.ศ.2000 แล้วพบว่าระบบการส่งน้ำซึ่งเป็นระบบที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับเตาปรมาณู จนมีปัญหา Y2K แล้วถ้าไม่แน่ใจว่าจะแก้ได้เต็มที่ก็ควรจะเปิดเตาดังกล่าวแล้ว
ระบบสื่อสารและโทรคมนาคม ได้แก่ ระบบสื่อสารทางโทรศัพท์เคลื่อนที่ ระบบสื่อสารข้อมูลผ่านเคเบิ้ลใต้น้ำ ระบบสื่อสารผ่านดาวเทียม รวมทั้งระบบอินเตอร์เน็ต
ระบบคมนาคม ได้แก่ ระบบควบคุมการเดินเรือ , ระบบควบคุมทางจราจรทางอากาศ , ระบบควบคุมสัญญาณไฟจราจร รวมไปถึงระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเพื่อโปรแกรมการทำงานในยานพาหนะต่าง ๆ ทั้งในรถยนต์ เครื่องบิน เรือเดินทะเล
ระบบการสาธารณสุข ได้แก่ อุปกรณ์การแพทย์ต่าง ๆ , เครื่องฉายรังสี , เครื่องผลิตไฟฟ้าฉุกเฉินในโรงพยาบาล , อุปกรณ์และระบบในการผลิตยา
ระบบการเงินทางธนาคาร ได้แก่ ระบบบัญชีต่าง ๆ , ตู้ ATM
ระบบการประปาและระบบระบายน้ำทิ้ง มีระบบคอมพิวเตอร์ควบคุมระบบระบายน้ำรวมไปถึงเครื่องมือวิเคราะห์น้ำ
ระบบการผลิตจัดเก็บและการจำหน่าย ได้แก่ โรงงาน , ร้านค้า , ซูเปอร์มาร์เก็ตยุคใหม่ที่มีการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ควบคุมการผลิต ,ควบคุมรายการวัสดุและสินค้าในสต๊อก ,การชำระเงินด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
ระบบควบคุมอาคาร ได้แก่ ระบบลิฟต์ , ระบบไฟฟ้า , ระบบควบคุมกระแสไฟฟ้า , ระบบปรับอากาศ , ระบบเตือนภัย และรักษาความปลอดภัยต่าง ๆ ทั้งระบบป้องกันอัคคีภัย , ระบบสัญญาณกันขโมย
ระบบการทำงานในโรงงาน ทั้งระบบการผลิต การจัดเก็บวัสดุสินค้า , ระบบควบคุมอาคาร รวมถึงระบบและอุปกรณ์ที่ใช้ในการควบคุมการทำงานของเครื่องมือ เครื่องจักร หรือโรงงานที่เรียกกันว่าระบบแบบฝังตัว (Embedded System)

ปัญหา Y2K เป็นปัญหาทางด้านธุรกิจและอุตสาหกรรม
ถึงเวลานี้ปัญหา Y2Kไม่ใช้ปัญหาทางเทคนิคเพียงอย่างเดียวเท่านั้น ปัญหาได้ขยายเป็นปัญหาทางธุรกิจและการบริหารงานขององค์กรทั้งของท่านและอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งแน่นอนย่อมส่งผลกระทบต่อลูกค้าและผู้ขายสินค้าให้องค์กรด้วย ซึ่งเมื่อมองในภาพรวม เครือข่ายการดำเนินธุรกิจติดต่อในอุตสาหกรรมบ้านเราย่อมเกิดผลกระทบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
หากพิจารณาด้านการอุตสาหกรรมกระบวนการผลิต ระบบควบคุมการผลิตอาจเกิดล้มเหลวเนื่องจากปัญหา Y2K ในระบบแบบฝังตัว (Embedded System) ที่เกิดกับอุปกรณ์ที่ใช้ควบคุมตรวจสอบ หรือช่วยในการทำงาน ของเครื่องมือเครื่องจักรรวมทั้งในฮาร์คแวร์ของระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ควบคุมสายการผลิตต่างๆ ในกระบวนการผลิตของโรงงานอุตสาหกรรมต่างๆ
โรงงานอุตสาหกรรมจำนวนหนึ่งอาจต้องหยุดการผลิตชั่วคราว แต่ผลกระทบจะไม่มี เพียงเท่านี้ ซึ่งบางอุตสาหกรรม Output จากอุตสาหกรรมประเภทหนึ่งยังต้องส่งเป็น Input ยังอีกอุตสาหกรรมประเภท หนึ่ง ซึ่งย่อมจะส่งผลกระทบเป็นห่วงโซ่เกิดขึ้นในวงการอุตสาหกรรม เกิดการชะงักและล้าช้าต่าง ๆ ส่งผลต่อการละเมิดข้อตกลงสัญญาต่างๆ ทางกฎหมาย เช่นการส่งมอบสินค้า การชำระเงิน สัญญาเงินกู้ต่าง ๆ อาจถูกปรับเสียค่าใช้จ่ายเกิดความเสียหายต่อธุรกิจ นอกจากนี้ปัญหา Y2K ยังมีผลกระทบต่อการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในงานธุรกิจ (Electronics Commerce) อันได้แก่ ระบบสถาบันการเงิน ระบบเครดิต ระบบโอนเงิน และระบบตลาดหุ้นซึ่งมีการเชื่อมโยงกันไว้อย่างซับซ้อน
ที่กล่าวมาเป็นผลกระทบโดยรวมส่วนหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นได้ ในด้านธุรกิจ และอุตสาหกรรมที่เสนอมุมมองเพื่อให้เกิดการ “ ตระหนักแต่อย่าตระหนก ” กับปัญหาเนื่องจากผลกระทบที่กล่าวมาจากปัญหาY2K ในบางเรื่องได้รับข้อมูลยืนยันว่าเกิดขึ้นได้จริง บางเรื่องมีโอกาสสูงที่อาจจะเกิดขึ้น และบางเรื่องอาจได้รับผลกระทบบ้างเล็กน้อย ทั้งนี้ทั้งนั้นผลกระทบต่าง ๆจากปัญหา Y2K เป็นเพียงการคาดการณ์ว่า “อาจจะ” เกิดขึ้นเท่านั้น ประเด็นสำคัญอยู่ที่ความไม่ประมาทหรือละเลยและน่าที่จะตระหนักถึงการดำเนินการเพื่อรับมือกับผลกระทบต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นจากปัญหาปี ค.ศ. 2000 หรือ ปัญหา Y2K ที่กำลังมาเยือนในอนาคตอันใกล้นี้ยึดสุภาษิตไทยเรา “กันไว้ดีกว่าแก้” กันดีกว่า เพราะอีกประการสำคัญหนึ่งในการแก้ปัญหา Y2K คือ ค่าใช้จ่ายและทีมงาน ซึ่งหากยิ่งเวลาล่วงเลยไปการหาทีมงาน ทรัพยากรมาแก้ไขได้ยาก ค่าใช้จ่ายก็จะสูงขึ้น และอาจเหลือเวลาไม่พอแก้ไขแล้วแม้ว่าจะมีเงินสนับสนุนเท่าไรก็ตาม และการที่เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเรื่องค่าใช้จ่ายจึงทำให้เกิดภาวะความไม่มั่นใจเกิดขึ้นกับธุรกิจในทุกระบบในองค์กร ทั้งงานด้านอุตสาหกรรม รวมถึงงานด้านการบริการ จึงต้องได้รับการตรวจสอบทั้งหมดให้สอดคล้องกับประเด็นทางธุรกิจด้วยเหตุผลหลัก ๆ คือ
ธุรกิจจะต้องยืนหยัดได้เมื่อถึงปี ค.ศ. 2000 และหลังจากนั้น
ต้องลดความเสี่ยงของผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับการดำเนินในงานธุรกิจ
ลดผลกระทบในทางกลยุทธ์ทางธุรกิจ
จึงทำให้เห็นประเด็นหลักสำคัญที่ต้องมุ่งเน้น คือ งานด้านการบริหารงาน ในการดำเนินการรับมือกับปัญหา Y2K ที่อาจจะเกิดขึ้น
ปัญหา Y2K ปัญหาทางการบริหาร
ปัญหา Y2K เป็นปัญหาทางการบริหารมากกว่าปัญหาทางเทคนิค ดังนั้น การวางแผนและการควบคุมโครงการรับมือปัญหา Y2K การพิจารณาเกี่ยวกับความสามารถในการบริหารโครงการเพื่อให้งานบรรลุตามที่กำหนดเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง นักวิเคราะห์เชื่อว่าความพร้อมรองรับต่อปี ค.ศ. 2000 จะเป็นตัวกำหนด ความเป็นผู้แพ้ผู้ชนะในวงการธุรกิจ และอุตสาหกรรมเลยทีเดียว
เตรียมตัวอย่างไรเพื่อแก้ปัญหา Y2K
ปัญหา Y2Kจะกระทบต่อธุรกิจโลกไม่มาก ถ้าทุกองค์กรต่างเร่งแก้ปัญหาให้ทันเวลา โดยเฉพาะแกนหลักของธุรกิจ เช่น ธนาคาร โรงไฟฟ้า ผู้ให้บริการเครือข่ายโทรศัพท์พื้นฐาน ระบบสายการบิน โดยแต่ละองค์กรต้องประเมินทั้งภายในบริษัทตัวเอง ซัพพลายเออร์ และลูกค้าของบริษัทว่า “พร้อมหรือยัง?สำหรับการย่างก้าวสู่ปี ค.ศ.2000”และที่สำคัญต้องมีแผนฉุกเฉินรองรับเพื่อลดข้อพิพาททางกฎหมาย หากเกิดความเสียหายในรูปจำนวนเงินและก่อนที่จะสิ้นสุดปี ค.ศ.1999 ทุกองค์กรที่ค้าขายหรือติดต่อกันก็ต้องเปิดเผยข้อมูลและสร้างความมั่นใจว่า “การค้าขายจะเกิดขึ้นอย่างถูกต้องเมื่อปี ค.ศ.2000 มาถึง” ซึ่งขั้นตอนต่าง ๆ ในการฝ่าวิกฤตปี ค.ศ.2000 ที่สามารถนำไปใช้ได้ มีรายละเอียดดังนี้
ตระหนักรู้ถึงปัญหา (Awareness) ต้องยอมรับในปัญหานี้ก่อน เริ่มตั้งแต่ระดับพนักงานทั่วไปจนถึงผู้อำนวยการบริษัท และพร้อมใจกันค้นหาว่าปัญหาจะเกิดจากที่ไหนในระบบบ้าง จากนั้นก็เริ่มกำหนดผู้รับผิดชอบในการแก้ปัญหา
การสำรวจและการประเมินปัญหา (Assessment) ดูว่าส่วนประกอบทางเทคโนโลยีใดจะได้รับผลกระทบจากปัญหาปี 2000 บ้าง โดยต้องประเมินทั้งภายในองค์กร ซัพพลายเออร์และลูกค้าไปพร้อมกัน
ดำเนินการแก้ไขปัญหา (Renovation) เมื่อรู้ว่าปัญหาอยู่ตรงไหนต้องทำการปรับปรุงหรือหาเทคโนโลยีอื่นมาแทน และขจัดความเสี่ยจากภายนอกด้วยการตรวจสอบแก้ไขที่ต้นตอหรือแหล่งที่มาของเทคโนโลยีที่เข้ามาแทนด้วย
การทดสอบและยืนยันความถูกต้อง (Testing/Validation) นับเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ถ้าอุปกรณ์ใดไม่ผ่านการทดสอบย่อมไม่อาจแน่ใจว่าสามารถรองรับปัญหา Y2K ได้ฉะนั้นระบบใดได้รับการการแก้ไขแล้วจะต้องผ่านการทดสอบให้แน่ใจว่าปัญหาได้หมดไปแล้วและพร้อมที่จะนำไปติดตั้งจริง
การดำเนินการติดตั้ง (Implementation) เมื่อทำการทดสอบเสร็จแล้วต้องนำเอาเทคโนโลยีใหม่ไปติดตั้งใช้งาน และตกลงกับ คู่ค้าหรือภายในองค์กรว่าจะใช้ร่วมกัน
การจัดทำแผนฉุกเฉิน (Contingency plan)เพื่อรองรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้โดยปัจจัยอื่นๆ แม้ว่าจะได้ดำเนินการแก้ปัญหาดังกล่าวไปแล้ว นอกจากนี้จะต้องเตรียมความพร้อมไว้แม้จะผ่านวันที่ 1 มกราคม ค.ศ.2000 ไปแล้วเพราะปัญหาอาจเกิดขึ้นได้ในช่วงเวลาที่ห่างออกไป
อะไรบ้างที่ต้องได้รับการประเมิน
การสำรวจความพร้อมต่อปัญหา Y2K จะเป็นแนวทางให้ทุกฝ่ายไม่ว่าจะเป็นผู้แทนจำหน่ายหรือผู้ขาย และองค์กรธุรกิจต่าง ๆ ผ่านปัญหาปี 2000 ได้อย่างมั่นใจ แนวทางการสำรวจความพร้อมต่อปัญหาปี 2000 ที่จะกล่าวถึงนี้จะแสดงส่วนต่าง ๆ ในทางธุรกิจที่จะมีผลกระทบจาก Y2K ไว้ ซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรท่านได้ และกระบวนการแก้ปัญหานี้ควรจะพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญทางด้านไอที ด้านเทคนิคและด้านภาษี รวมถึงที่ปรึกษาทางด้านกฎหมาย เพื่อลดข้อพิพาท หากเกิดผลกระทบขึ้นอย่างไม่ได้ตั้งใจ
แนวทางสำรวจนี้เป็นเพียงอย่างง่ายเบื้องเท่านั้น แต่ละบริษัท / องค์กรควรจะได้รับการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญ ด้านไอทีและผู้ชำนาญงานด้านอื่น ๆ เพื่อพัฒนาแบบสำรวจนี้ให้เหมาะสมกับแต่ละองค์กร ตามความจำเป็นและสภาพเหตุการณ์
บริษัทของคุณพร้อมแล้วหรือยังสำหรับปัญหาปี 2000 ?
คุณจะรองรับปัญหาปี 2000 ได้เต็มรูปแบบก่อนปลายปี 1998 ?
บริษัทของคุณมีพันธะสัญญาการบริหารและกองทุนเพื่อแก้ปัญหาปี 2000 ให้สำเร็จ ?
บริษัทของคุณเกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหาY2K และมีเป้าหมายว่าจะแก้ไขได้สำเร็จในวันที่ - / - / - ?
ระบบคอมพิวเตอร์ของภาคธุรกิจ
ด้วยรูปแบบ EDI ในปัจจุบันระบบวัตถุดิบของคุณสามารถวางแผนและจัดการวัตถุดิบได้ ผู้ผลิต, Ship และการขนส่งไปยังลูกค้าของคุณหลังปี 2000ได้?
คุณจะยังสามารถจ่ายค่าจ้าง, ใบเสร็จสินค้าและดำเนินธุรกิจได้เป็นปกติหลังผ่านพ้นปี 2000 ไปได้ ?
่ระบบธุรกิจของคุณได้มีการพัฒนารองรับปี 2000 ?
คุณมีการจ้างหน่วยงานภายนอกเพื่อแก้ปัญหา Y2K ให้ ?
คุณรองรับปี 2000 ด้วยการใช้ระบบใหม่แทนที่ระบบเก่าทั้งหมด ?
คุณจะทำการวางแผนและปฏิบัติการทดสอบอย่างเต็มรูปแบบในจุดที่สำคัญมากในปี 2000 ไปได้ ?
โครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิค
คุณจะสามารถ Run ข้อมูลส่วนกลางได้ตลอดไปจนหลังปี 2000 ?
คุณมีแผนงานที่จะแทนที่ซอฟต์แวร์ระบบ Y2K ในศูนย์ข้อมูลของคุณ ?
ผู้ใช้งานทั่วไป
คุณได้สำรวจเครื่อง PC และระบบให้บริการอัตโนมัติในออฟฟิค และกำหนดฟังก์ชั่นที่เหมาะสมซึ่งสามารถรองรับปัญหาปี 2000 ได้ ?
ซัพพลายเออร์ เอเยนต์ และผู้ให้บริการสาธารณะ (ธนาคาร ไฟฟ้า ประปา โทรศัพท์)
คุณได้ประเมินผลกระทบกับผู้จัดหาภายนอกที่อาจกระทบต่อการ ปฏิบัติงานของคุณและมีแผนรองรับเพื่อทำให้มั่นใจว่าจะไม่ทำให้องค์กรของคุณติดขัด ?
เครื่องมืออุปกรณ์ในสายการผลิต การจัดเก็บสินค้า และการบริการ
คุณได้มีการสำรวจอุปกรณ์เครื่องมือต่างฯในโรงงานบริเวณคลัง สินค้าซึ่งใช้วันที่ในการตัดสินใจและอุปกรณ์ที่ควบคุมด้วยไมโครโพรเซสเซอร์และมี แผนการที่จะอัพเกรดหรือแทนที่จุดที่มีปัญหา ?
สภาพแวดล้อมในอาคาร สำนักงานและโรงงาน
คุณมีการสำรวจระบบ HVAC, ระบบรักษาความปลอดภัย, ลิฟต์, ระบบโทรศัพท์, ระบบเตือนภัยเมื่อเกิดเพลิงไหม้, และอื่น ๆ ที่จะต้องมีการนำไปอัพเกรดหรือแทนที่ ?
สินค้าขององค์กร
คุณมีการทบทวนสินค้าที่ควบคุมการผลิตด้วยไมโครโพรเซสเซอร์ แล้วว่ามีการแสดงผลข้อมูลเกี่ยวกับอันที่ได้ถูกต้อง ?
หน่วยงานวิจัยแลพัฒนา
คุณมีการสำรวจระบบการวัดและทดสอบของหน่วยงานวิจัยและพัฒนามั่นใจ ว่าสามารถทำงานทดสอบต่อไปได้อย่างถูกต้องเมื่อผ่านปี 2000 ?
เรื่องหลักที่ต้องพิจารณา
ปัญหาปี 2000 เหมือนระเบิดเวลาที่องค์กรต้องร่วมกันถอดสลัก เพราะฉะนั้น ทุกองค์กรต้องทราบว่าจะเริ่มพิจารณาจากจุดใดบ้าง และจะลดความรุนแรงจากปัญหาได้อย่างไร
สัญญาทางเทคโนโลยีที่มีอยู่เดิม (Existing Technology Contracts) ทุกองค์กรต้องมีการทบทวนสัญญาซื้อเทคโนโลยีต่าง ๆ จากผู้ค้าส่ง อาทิเช่น อุปกรณ์หรือส่วนประกอบอิเล็กทรอนิกส์, ลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์, ระบบบำรุงรักษาและแหล่งข้อมูลภายนอกที่ตกลงใช้ร่วมกันเพื่อจะได้ให้ผู้ขายร่วมหาทางแก้ไขหรืออาจช่วยออกค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงให้ผ่านปี 2000 ได้
สัญญาทางเทคโนโลยีที่จะทำขึ้นใหม่ (New Technology Contracts) เมื่อใดก็ตามที่มีการตกลงเซ็นต์สัญญาซื้อสินค้าที่เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ทุกองค์กรควรกำหนดสเปกว่า ต้องสามารถรองรับปัญหา Y2K ได้ และระบุไว้ในสัญญาด้วย เพื่อไม่ให้มีปัญหาเพิ่มขึ้นอีก ดังนั้นทุกองค์กรต้องมองหาแต่ตัวแทนจำหน่ายที่น่าเชื่อถือและมีการรับประกันที่ดี ซึ่งจะช่วยให้องค์กรได้รับซอฟต์แวร์หรือสินค้าใหม่ ที่ผ่านการรับรองว่าได้แก้ปัญหา Y2K แล้ว
ซัพพลายเออร์และลูกค้า (Suppliersand Customers) เพราะปัญหา Y2K มิได้ส่งผลเฉพาะระบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น แต่จะกระทบต่อไปยังองค์กรอื่น ๆ ด้วย ไม่ว่าจะเป็นซัพพลายเออร์ ลูกค้า รัฐบาล หรือหน่วยงานบริการต่าง ๆ โดยผ่านทางการเชื่อมต่อด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรือคอมพิวเตอร์ เช่น ระบบ EDI หรือ EFT ซึ่งส่งผลกระทบต่อธุรกิจหลักของบริษัท ดังนั้นซัพพลายเออร์และลูกค้าสำคัญ ๆ ของบริษัทต้องได้รับการประเมินปัญหาปี 2000 อย่างรอบคอบ
การรวมกิจการและพัทธมิตร (Merger and Alliance) การรวมกิจกรรมหรือการเข้าถือสิทธิ์ในบริษัทอื่นเพื่อ เสริมความแข็งแกร่งให้แก่บริษัท ควรทำการทดสอบในเรื่องผลกระทบจากปัญหา Y2K ร่วมกันและควรได้รับการรับรองจากหน่วยงานภายนอกว่าผ่านปี 2000 ด้วย
การรับประกัน (insurance) ผู้ค้าส่งต้องเรียกการรับประกันจาก ผู้ผลิตสินค้าในเรื่องปัญหาปี 2000 และผู้ซื้อเองก็ต้องเรียกร้องการรับประกันตรงนี้ด้วย และหากมีความผิดพลาดขึ้นจากปัญหา Y2K ผู้ค้าส่งและผู้ผลิตต้องร่วมกันรับผิดชอบ ทั้งค่าใช้จ่ายในการแก้ไขและการชดเชยความเสียหายจากการใช้สินค้า
เปิดเผยข้อมูล (Disclosures) ปฏิบัติการแก้ปัญหา Y2K ของทุกหน่วยงานต้องเป็นไปอย่างรอบคอบ และควรเปิดเผยขอบเขตและลักษณะที่แท้จริงของปัญหา มาตรการรักษา ความปลอดภัย , ระบบการเงิน , มาตรฐานการตรวจสอบและในส่วนอื่นๆ ที่นำมาเปิดเผยได้หากแก้ไขไม่ได้ ต้องเตรียมแผนฉุกเฉินรองรับด้วย
คำเตือนและข้อสังเกต (Warning / Notices) ผู้ผลิตสินค้าควรจะต้องพร้อมแล้ว สำหรับตลาดปัจจุบันที่ต้องได้ผลิตสินค้าควรจะต้องพร้อมแล้ว สำหรับตลาดปัจจุบันที่ต้องได้ผลิตภัณฑ์ที่ผ่านการรับรองปัญหา Y2K เพื่อให้แน่ใจว่าจะใช้ได้ต่อไป หลังผ่านคืนวันที่ 31 ธันวาคม ปี 1999 ดังนั้นผู้ผลิตต้องแสดงรายละเอียดเรื่องนี้ในตัวสินค้า สวนผู้ซื้อก็ต้องพิจารณาเรื่องนี้ด้วย
เอกสารยืนยัน (Documentation) บางครั้งผู้ขายอาจจะทำเป็นเอกสารยืนยันว่าสินค้าชนิดนั้นผ่านการรับรองแล้ว นับว่าเป็นอีกวิธีหนึ่ง ซึ่งแสดงให้เห็นว่าผู้ผลิต/ผู้ขายสินค้า มีความรับผิดชอบต่อปัญหาปี 2000
ระบบที่ผ่านปี 2000ต้องเป็นอย่างไร
เพื่อเป็นการตรวจสอบว่าผ่านปี2000 ระบบและกระบวนการของคุณต้องมีลักษณะดังนี้
ต้องจัดการข้อมูลได้ถูกต้องทั้งก่อน ระหว่างและหลังเที่ยงคืนของวันที่ 31 ธันวาคม 1999 รวมถึงยอมรับการป้อนข้อมูลวันที่ และคำนวณ ผลได้อย่างถูกต้องเมื่อเทียบกับของจริง
ฟังก์ชันการทำงานแน่นอน ไม่ติดขัดทั้งก่อน, ระหว่างและหลังวันที่ 1 มกราคม ปี 2000 ไม่มีการเปลี่ยนแปลงความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงาน เมื่อศตวรรษใหม่มาถึง
ตอบสนองตัวเลขปี 2 หลักได้ถูกต้อง
ประมวลผลปี 2000 เป็นปีอธิกสุรทิน (ปีที่มี 29 ก.พ.)
จัดการข้อมูลที่เกี่ยวกับวันที่และไม่เกี่ยวได้ถูกต้อง
การประมวลผลข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ใดๆ ในปี “99” และ “00” ต้องเป็นไปอย่างถูกต้องหากไม่ระวังในจุดนี้จะทำให้คำนวณได้ผิดไป
ผลกระทบจากปัญหาปี 2000
ถึงแม้ว่าทั่วโลกจะตื่นตัวกับการแก้ปัญหา Y2K แต่เป็นเรื่องธรรมดาที่จะมีบางองค์กรแก้ไขไม่ทันการณ์ ดังนั้นการทราบว่าผลกระทบที่มีโอกาสเกิดขึ้น มีจุดไหนบ้าง จะช่วยให้การเตรียมตัวหลีกเลี่ยงข้อพิพาททางกฎหมายทำได้สะดวกขึ้น สำหรับผลกระทบจะเกิดหลายจุดดังนี้
ระบบคอมพิวเตอร์ของภาคธุรกิจ ทราบกันดีว่าการดำเนินธุรกิจของโลก ปัจจุบันมีระบบคอมพิวเตอร์และแอพพลิเคชั่นเฉพาะทางมากมายช่วยงานอยู่ในแต่ละหน่วยงาน ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบสินค้า การวางแผนเรื่องวัตถุดิบ การจัดทำตารางการผลิต การตลาด การขาย การเงินและการบัญชี การจัดซื้อ และจัดการบุคคล และที่สำคัญคือมีบางแอพพลิเคชั่นใช้วันที่เป็นข้อมูลในการประมวลผล หากระบบดังกล่าวไม่ได้รับการรับรองว่าผ่านปี2000 โดยผู้เชี่ยวชาญย่อมไม่อาจแน่ใจได้ว่าระบบจะ ทำงานต่อไปได้อย่างถูกต้องหรือไม่เมื่อผ่านปี2000
โครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิค โดยทั่วไปผู้ขายที่จำหน่ายซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ หรือระบบอื่น ๆ หรือลูกค้ามักจะมีการพัฒนางานของตนสัมพันธ์กับโครงสร้างพื้นฐานทางด้านเทคนิคขององค์กร ตัวอย่างของโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคได้แก่ ระบบศูนย์กลางข้อมูลทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ระบบเครือข่าย เซิร์ฟเวอร์ และเครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ อีเมล์ ดาวเทียม ระบบโทรศัพท์และวีดีโอ รวมถึงแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์อื่น ๆ เช่น MS Office ระบบเหล่านี้ต้องได้รับการรับรองว่าผ่านปี 2000 มิเช่นนั้น การประสานงานภายในองค์กรอาจติดขัดได้
ผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ทั่วไป ในองค์กรนอกจากจะมีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีแล้ว ก็ยังมีผู้ใช้งานซึ่งมักรู้แต่เพียงการสร้างงานด้วยแอพพลิเคชั่นเท่านั้น เช่น การใช้แอพพลิเคชั่นสเปรดชีต หรือ ฐานข้อมูล ซึ่งงานต่าง ๆ ที่สร้างขึ้นบางครั้งมีความสัมพันธ์กับระบบข้อมูลส่วนกลาง ถ้าหากแอพพลิเคชั่นเหล่านั้น คำนวณผิดพลาดข้อมูลที่ส่งไปก็ต้องผิดพลาดด้วย จึงต้องระมัดระวังเรื่องนี้ด้วย
ซัพพลายเออร์ เอเยนต์ผู้ให้บริการสาธารณะ (ธนาคาร ไฟฟ้า ประปา โทรศัพท์) องค์กรเหล่านี้อยู่นอกเหนือความรับผิดชอบขององค์กรทั่วไป แต่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจได้ จึงต้องมีการติดตามและตรวจสอบดูว่า หน่วยงานดังกล่าวแก้ปัญหาปี 2000 ได้หรือยัง และมีแผนฉุกเฉินรองรับไว้อย่างไร กรณีเกิดความผิดพลาด (เช่น ธนาคาร คำนวณยอดเงินกู้ผิดพลาดการไฟฟ้าจ่ายไฟไม่ได้ทั่วประเทศ เป็นเวลานาน เป็นต้น)
เครื่อง/อุปกรณ์สำหรับการผลิต การจัดเก็บ (คลังสินค้า) และการบริการ ซึ่งปัจจุบันมีความเป็นอัตโนมัติค่อนข้างสูง ทุกอย่างตัดสินใจด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีไมโครโพรเซสเซอร์เป็นหัวใจสำคัญ หากองค์กรใดมีระบบเหล่านี้อยู่ ต้องเร่งตรวจสอบอย่างละเอียดว่าจะมีผลกระทบต่อธุรกิจหลักของบริษัทหรือไม่ มีเครื่องมือชิ้นใดทำงานโดยใช้วันที่เป็นข้อมูลบ้าง และทำประมวลผลได้ถูกต้องหรือไม่เมื่อผ่านปี 2000 รวมถึงซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาพร้อมกับเครื่องก็ควรได้รับการรับรองจากผู้ขายว่าผ่านปี 2000 หรือไม่ ถ้าไม่ผ่านต้องตกลงกับผู้ขายว่าใครจะเป็นผู้แก้ปัญหา
สภาพแวดล้อมภายในโรงงาน สำนักงาน และไซต์งานอื่น ปัจจุบันจะเห็นว่ามีอาคาร สำนักงานและโรงงานมากมายที่สร้างขึ้นภายใต้ความทันสมัย มีระบบควบคุมสภาพแวดล้อมแบบอัตโนมัติ เช่น ระบบลิฟต์ บันไดเลื่อน ระบบปรับอากาศ ระบบรักษาความปลอดภัย ระบบสื่อสารไร้สายภายใน ชุมสายโทรศัพท์ และระบบไฟฟ้าที่ซื้อจากภายนอก สิ่งเหล่านี้ต้องได้รับการตรวจสอบและเปิดเผยข้อมูลให้พนักงานทุกคนรับทราบ ว่าปัญหาปี 2000 จะส่งผลกับระบบต่าง ๆ หรือไม่ และส่งผลอย่างไรจะได้ไม่เกิดความเสียหายขึ้นภายหลัง
สินค้าขององค์กร ในบางองค์กรมีกระบวนการผลิตแบบอัตโนมัติ และบางครั้งต้องพิมพ์วันที่ผลิต หรือวันหมดอายุ ด้วยระบบไมโครโพรเซสเซอร์ โดยเฉพาะอุตสาหกรรมอาหาร หากระบบดังกล่าวทำงานผิดพลาดเมื่อผ่านปี 2000 ไป อาจทำให้สินค้าดี กลายเป็นสินค้าหมดอายุไปก็ได้ ซึ่งหากไม่ได้รับการตรวจสอบแก้ไข บริษัทอาจสูญเสียเงินจำนวนมหาศาลก็ได้
งานวิจัย และพัฒนาหรือหน่วยงานทดสอบ หากบริษัทหรือองค์กรใดมีหน่วยงานที่ต้องทำงานวิจัย และพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือตรวจสอบคุณภาพสินค้า ต้องให้ความสำคัญกับการตรวจสอบถึงผลกระทบจากปัญหาปี 2000 ต่อเครื่องมือทดสอบต่าง ๆ เพราะข้อมูลที่เกิดจากการวิจัยหรือตรวจสอบ ถ้าผิดพลาดย่อมทำให้สินค้าที่ผลิตออกมาไม่ได้คุณภาพและจะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทได้

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหา Y2K ว่ามีลักษณะอย่างไรและจะแก้ปัญหาได้อย่างไร รวมถึงจะทดสอบอย่างไรเพื่อให้แน่ใจว่าผ่านปัญหาปี 2000 เวบไซต์ที่มีข้อมูลเหล่านี้ค่อนข้างครบถ้วนมากที่สุดคือ www.year2000.com ภายในเวบไซต์นี้ยังมี ซอฟต์แวร์ ทดสอบพีซีให้ดาวน์โหลดฟรีอีกด้วย รวมถึงมีการเชื่อมโยงไปยังไซต์อื่น ๆ อีกมากมาย